Funcionamiento

Funcionamiento

Versión Básica

El funcionamiento de “programa de control de presencia” se ha diseñado de forma que:

  • Sea muy fácil de poner en marcha y configurar.
  • Permita fichar a los trabajadores empleando un ordenador normal, o una pantalla táctil.
  • Además, en la versión avanzada y superior se dispone de más herramientas para fichar.
¿Cómo se ficha?

El trabajador se identificará utilizando un PIN secreto o sin él. Una vez autentificado tan sólo debe indicar si se trata de una entrada o de una salida. El programa mostrará la foto del empleado en caso de que se haya incorporado a su ficha.

¿Cómo se dan de alta los trabajadores?

Para dar de alta los trabajadores tan sólo es necesario indicar sus datos básicos. Si se desea un PIN o incorporar una foto, deben introducirse en este paso.

Situaciones especiales

Jornadas que empiezan un día y acaban en otro: Si es su caso (por ejemplo trabajadores que entran a las 20:00h de un día y finalizan la jornada a las 04:00h del día siguiente) debe activar el control de jornadas. El programa actualizará cada vez que se ponga en marcha, la jornada al día del sistema. La jornada puede cambiarse de forma programada (por ejemplo todos los días a las 06:00) o de forma manual (sólo usuarios administradores) indicando el cambio a una nueva jornada.

Olvidos y errores al fichar

Si se han cometido errores u olvidos al fichar pueden resolverse de dos formas:

  • El empleado puede “desbloquear” el fichaje pulsando un botón. En ese caso  puede cambiar la hora del fichaje e indicar si es una entrada o salida. Eso sólo se permite si así se ha configurado. Se obliga al trabajador a rellenar un apartado de comentarios donde explique el porqué de ese desbloqueo.
  • El administrador puede incluir entradas o salidas olvidadas desde un apartado especial para ello.
Exenciones a fichar: vacaciones y similares

Hay predefinidos tres casos especiales:

  • Vacaciones
  • Baja
  • No laborable

Estos casos especiales eximen al trabajador de fichar en una jornada concreta. Se indica la fecha y el trabajador para indicar que en esa fecha no debe fichar por la razón que se indica (Baja médica, NO laborable o Vacaciones). Esto se tiene en consideración en el informe de fichaje de una jornada, en el de presencia en un mes, y en el de errores.

Informes

Se pueden obtener informes de fichaje de una jornada, de un trabajador en un periodo, el informe resumen de un periodo con todos los trabajadores y un informe de errores (que avisará al administrador de personal que no ha fichado, o que ha fichado mal por alguna causa).


Versión avanzada

La versión avanzada añade interesantes prestaciones a la versión básica.

Tipos de excepciones

Las excepciones para fichar son ilimitadas pudiendo ser definidas por el administrador. De ese modo además de “vacaciones”, “baja laboral” o “no laborable” pueden incluirse multitud de casos que contemplen toda la jornada laboral o sólo unas horas. De ese modo se pueden controlar situaciones más amplias que las anteriores (como huelga, o asuntos propios) para toda la jornada y que eximen de fichar u otras (salida al médico o descanso para fumar) que no eximen de fichar y cuyo tiempo podrá añadirse o no a la jornada. Así, al fichar, se podrá indicar una parada para fumar, que deberá indicarse con su correspondiente inicio y fin y cuyo tiempo acumulado podrá sumarse o no a la jornada laboral. Los casos y tipos podrán por tanto ser ajustados a la realidad concreta de cada empresa.

Excepciones

Además de al fichar, el administrador podrá registrar excepciones de trabajadores que afecten a varias fechas o a varios trabajadores. Por ejemplo indicar que todos los días se dispone de una hora para comer, evitando así la necesidad (si se desea) de que se fiche al inicio y fin del almuerzo, o del desayuno.

Imaginemos que todos los trabajadores de la empresa disfrutan de una parada de 30 minutos para almorzar de Enero a Junio y que no se desea que fichen al inicio y fin del paro del almuerzo pero tampoco se quiere que el programa contabilice jornadas de 8,30 horas. En ese caso se añade la excepción siguiente: Todos los trabajadores, de 1-1-19 a 30-6—19 AL (Almuerzo), -0,30h

Calendarios

Puede definir diversos calendarios de jornada, y asignar un trabajador o un grupo de ellos a un calendario. Eso simplifica el control de la jornada efectiva.

Fichajes avanzados

Se pueden agregar módulos para fichar con un lector de códigos de barras, o un lector de huella dactilar.

Informes

Incluye informes que tienen en consideración las excepciones parametrizables que antes se han descrito, y además permite informes adicionales de comparación de jornadas teóricas y reales, e informes de consumos de jornadas por tipos de excepciones: Por ejemplo, qué % de la jornada se ha consumido en paros para fumar o en el almuerzo, o cuántos días se ha ido al médico en un periodo de tiempo.


Versión superior

A las prestaciones anteriores añade la posibilidad de fichar de forma remota. Desde cualquier ordenador con navegador, o Tablet o teléfono móvil, un trabajador podrá identificarse e indicar fácilmente el inicio o fin de la jornada laboral quedando registrada en el sistema con la ubicación desde la que se efectuó el fichaje gracias a la geolocalización del navegador.

Sus empleados podrán fichar con el teléfono móvil o con cualquier tablet u ordenador con acceso a internet.
La posición GPS desde la que fichan quedará registrada en el sistema para poder obtener posteriormente información acerca de los lugares desde los que ha fichado un empleado.
Esto es una característica especialmente útil porque permite que para llevar a cano el fichaje no sea necesario ningún elemento especial. Todo el mundo tiene un teléfono móvil.
Además, si dispone de varios centros de trabajo, puede que Vd. desee que hay puntos de fichaje remotos, que únicamente requieren un acceso a internet, abaratando sus costes en infraestructura para el fichaje.
¿Y en el caso de obras o instalaciones que llevan a cabo sus operarios desplazados fuera de los centros de trabajo? Igual de fácil: Desde una tablet, un movil o un ordenador con acceso a internet resolverá su necesidad.

Entre otras prestaciones de la versión superior se encuentra la gestión de ubicaciones de fichaje.

Un mapa le mostrará en un mapa, los puntos de fichaje de los empleados que desee, para conocer la dispersión de las ubicaciones desde las que ficharon, separando por colores los inicio y fin de jornada, o los paros.
Pulsando sober cualquiera de ellas, le indicará los detalles de la misma: La fecha y hora, qué tipo de registro es (entrada, salida, parada para almorzar, etc…).


De ese modo la gestión de la ubicación de fichaje de sus trabajadores será la más sencilla posible.